Outlook-Integration

Ihrer Installation von Drovio Server kann eine Outlook-Integration hinzugefügt werden. Sie erlaubt Benutzern, Drovio-Meetings direkt aus ihrem Outlook-Kalender heraus zu planen: Eine Schaltfläche Add a Drovio meeting fügt den Link zum Beitreten in den Termin ein, und beim Senden des Termins wird das Meeting an dessen Datum, Teilnehmer und Serienmuster angeglichen. Sie benötigen eine Anwendungsregistrierung in Microsoft Entra ID.

Das Add-In funktioniert in Outlook im Web, im neuen Outlook für Windows, im klassischen Outlook für Windows und in Outlook für Mac. Es meldet seine Benutzer mit ihrem Microsoft-Konto an: Beim ersten Mal melden sie sich außerdem einmalig bei Ihrer Instanz von Drovio Server an, um beide Konten zu verknüpfen. Ihr Drovio-Konto muss bereits existieren.

Nur HTTPS

Outlook lädt Add-Ins ausschließlich über HTTPS. Ihr Drovio Server muss von den Rechnern, auf denen Outlook läuft, über HTTPS erreichbar sein.

Das Add-In in Microsoft Entra ID registrieren

Im Folgenden steht <your server> für den Hostnamen in der öffentlichen URL Ihres Drovio Server, zum Beispiel drovio.example.com.

Sie müssen die Redirect-URI und die Application ID URI nicht von Hand zusammensetzen: Die Seite Outlook der Administrationsoberfläche zeigt beide zum Kopieren an. Öffnen Sie Integrations, dann Configure auf der Karte Outlook.

Die Anwendungsregistrierung erstellen

Öffnen Sie im Azure-Portal Microsoft Entra ID, dann App registrations und New registration.

Feld	Wert
Name	Ein beliebiger Name, zum Beispiel Drovio Outlook
Supported account types	Accounts in this organizational directory only (Single-Tenant)
Redirect URI	Single-page application (SPA), dann brk-multihub://<your server>

Notieren Sie im Bereich Overview:

Wert in Entra ID	Verwendet als
Application (client) ID	client_id
Directory (tenant) ID	tenant_id

Es wird kein Client Secret benötigt: Das Add-In authentifiziert sich nie als die Anwendung.

Die API bereitstellen

Klicken Sie unter Expose an API neben der Application ID URI auf Add und geben Sie die URI ein, die die Administrationsoberfläche anzeigt, sobald die Application ID gespeichert ist:

api://<your server>/<client id>

Dann Add a scope:

Feld	Wert
Scope name	access_as_user
Who can consent	Admins and users
Admin consent display name	Use Drovio as the user
Admin consent description	Lets Outlook sign the user in to Drovio.
State	Enabled

Klicken Sie, weiterhin unter Expose an API, auf Add a client application, geben Sie ea5a67f6-b6f3-4338-b240-c655ddc3cc8e ein und aktivieren Sie den Scope access_as_user. Diese Kennung steht für alle Office-Anwendungen, die im Namen des Add-Ins ein Token anfordern, wenn Outlook die Nested App Authentication nicht unterstützt.

Tokens der Version 2 anfordern

Setzen Sie unter Manifest im Abschnitt api den Wert requestedAccessTokenVersion auf 2 und klicken Sie dann auf Save. Drovio Server prüft die Tokens so, wie Entra ID sie in dieser Version ausstellt.

Die Zustimmung erteilen

Klicken Sie unter API permissions auf Add a permission, öffnen Sie APIs my organization uses, suchen Sie die Anwendungsregistrierung anhand ihres Namens und fügen Sie ihre delegierte Berechtigung access_as_user hinzu. Klicken Sie dann auf Grant admin consent for <your tenant>, was jedem Benutzer die Zustimmungsabfrage erspart.

Die Integration konfigurieren

Öffnen Sie in der Administrationsoberfläche Integrations, dann Configure auf der Karte Outlook.

Feld	Woher es kommt
Status	Enabled oder Disabled
Application ID	Die in Entra ID notierte client_id
Tenant ID	Die in Entra ID notierte tenant_id

Das Speichern wirkt ab dem nächsten Aufruf, ohne Neustart. Sobald die Application ID gespeichert ist, zeigt die Seite die Application ID URI und die Redirect-URI an, die die Anwendungsregistrierung deklarieren muss.

Den Status auf Disabled zu setzen weist die Anfragen aus Outlook ab, lässt die Seite aber weiterhin zugänglich, um die Integration zu konfigurieren.

Konfigurationsreferenz

Dies sind die Schlüssel des Elements outlook in settings.conf, falls Sie es lieber direkt bearbeiten. In einem Cluster kann die Administrationsoberfläche sie nicht speichern: Jeder Server liest seine eigene Konfigurationsdatei, die auf jedem einzelnen von ihnen bearbeitet werden muss.

Schlüssel	Standard	Bedeutung
enabled	false	Aktiviert die Integration
client_id		Application (client) ID der Anwendungsregistrierung
tenant_id		Directory (tenant) ID der Anwendungsregistrierung, erforderlich, um die Integration zu aktivieren
manifest_id		Identifiziert das Add-In in Microsoft 365. Wird beim ersten Speichern gesetzt, nicht bearbeiten

Das Add-In bereitstellen

Das Add-In wird durch ein Manifest beschrieben, das auf Ihren Server verweist. Auf der Seite Outlook der Administrationsoberfläche lädt der Abschnitt Manifest es herunter, ausgefüllt mit der gespeicherten Konfiguration.

Gehen Sie im Microsoft 365 admin center zu Settings, dann Integrated apps und Upload custom apps. Wählen Sie Office Add-in, laden Sie das Manifest hoch und wählen Sie dann die Benutzer oder Gruppen aus, für die es bereitgestellt werden soll. Die Bereitstellung braucht bis zu 24 Stunden, um Outlook zu erreichen, beim klassischen Outlook für Windows manchmal länger.

Das Add-In verwenden

In einem Termin, den der Benutzer organisiert, zeigt das Menüband eine Gruppe Drovio:

Schaltfläche	Funktion
Add a Drovio meeting	Erstellt das Drovio-Meeting aus dem Termin, setzt den Link zum Beitreten als Ort und fügt ihn der Einladung hinzu
Settings	Zeigt das Drovio-Konto an, bei dem das Add-In angemeldet ist, und erlaubt die Abmeldung

Beim Senden des Termins aktualisiert das Add-In das Drovio-Meeting mit den seitdem vorgenommenen Änderungen: Betreff, Beschreibung, Datum und Uhrzeit, Teilnehmer und Serienmuster. Drovio verschickt keine eigene Einladung: Die Teilnehmer erhalten die Einladung von Outlook.

Outlook im Web und das neue Outlook

In Outlook im Web und im neuen Outlook für Windows läuft das Add-In beim Senden nur, wenn der Termin in einem eigenen Fenster geöffnet ist, über Open in new window. Aus dem Formular, das sich im Hauptfenster öffnet, oder wenn der Termin weitergeleitet wird, erreichen die nach dem Hinzufügen des Drovio-Meetings vorgenommenen Änderungen das Meeting nicht.